Surinktų dokumentų tvarkymas
Studentai, mokslininkai ir inžinieriai dažnai renka reprintus, kopijas, užrašus bei
pastabas apie projektus. Kai šis rinkinys labai smarkiai išauga, dažnai būna sunku
tvarkyti šią medžiagą. Kai renkatės medžiagos tvarkymo metodą, reikėtų turėti
omenyje sekančius faktorius:
- Medžiagos apimtį ir jo augimo greitį;
- Turimus informacijos šaltinius - techninę įrangą, kompiuterių laikmenas;
- Paieškos gavimo galimybes - pagal autorių, antraštę, dalyką, chronologines ribas,
kelių paieškos žodžių junginį.
Medžiaga galėtų būti sutvarkyta:
- Autorių pavardžių ar antraščių abėcėlės seka;
- Prisijungimo numerių (prisijungimų chronologijos) seka;
- Pagal dalykų pavadinimus, kurie gali būti tvarkomi sistemine ar abėcėline seka.
Geras sisteminis sutvarkymas pagal dalykų pavadinimus reikalauja atidumo ir užima laiko.
Jei yra tik keli artimi savo tema dokumentai, jie gali būti tinkamai sugrupuoti pagal
kelias antraštes ir tada gali pasiteisinti ši nesudėtinga tvarkymo sistema. Jei jūs
dirbate su didesniu dokumentų kiekiu, ar jei jūs tvarkote dokumentus pagal prisijungimo
numerius, tada jums reikės kelių rūšių rodyklių ar registrų, kad dokumentus
galėtumėte rasti greitai.